Start en virksomhed

9 måder at bruge din forretningsplan på

Udtalelser udtrykt af Entreprenør bidragsydere er deres egne.

Redaktørens note: Denne artikel blev uddrag fra Forretningsplaner blev nemme, en vejledning til at skabe en stærk forretningsplan.

Processen med at skrive en forretningsplan hjælper dig med at tage et grundigt, omhyggeligt og omfattende kig på de vigtigste facetter i din virksomhed, herunder de sammenhænge, ​​hvori den opererer. Bare at rejse spørgsmål kan nogle gange føre til en løsning, eller i det mindste sikre, at hvis forholdene ændrer sig, bliver du ikke tvunget til hurtigt at træffe beslutninger. Den igangværende "hvad hvis dette eller det sker? " indbygget i planlægningsprocessen holder dig opmærksom. Med andre ord gør planlægningsprocessen dig selv en langt bedre leder end du ville være uden den. For mange er dette et mere værdifuldt resultat end sikring af finansiering.

På mange måder, skriver en forretningsplan er et mål i sig selv. Processen vil lære dig meget om din virksomhed, som du ikke sandsynligvis vil lære ved nogen anden proces. Du får øje på fremtidige problemer, identificere muligheder og hjælpe din organisation med at køre problemfrit, blot ved at skrive en plan.

Evaluering af en ny virksomhed
Lisa Angowski Rogak er en iværksætter, der startede flere nyhedsbreve på samme måde. Hun udtænkte en plan med fokus på markedsføringsstrategi og kontantstrømsprognoser for at se, om hun kunne komme frem til en måde at sælge nyhedsbreve på, samtidig med at hun betalte sine regninger. Hun forberedte derefter et prøveemne, der skulle bruges i en direkte mail- og reklamekampagne. "Planlægning er nøglen til succes med dit nyhedsbrev, " siger Rogak, hvis nyeste venture er Williams Hill Publishing. "Det er den vigtigste ting, du kan gøre for at sikre succes med dit nyhedsbrev. "

Det er den slags opmuntring, der hjælper iværksættere med at holde fast, om de har en eksisterende bekymring, der rammer et groft sted eller et opstartskoncept, som ingen andre synes at tro på. Tallene kan selvfølgelig ligge, og ingen kan lave et regneark, der virkelig fortæller fremtid. Men evaluering af økonomiske data er at iværksætteri, hvad evaluering af laboratorieresultater er for en læge. Hvis dine vitale tegn er gode, er odds din fremtid også

Men hvad nu hvis oddsene ikke ser så gunstige ud? Hvad hvis den første passerer gennem din pengestrøm fremskrivning eller indkomst pro formas indeholder mere rød end en brandstation maling skab? Sikker på, du kan gå tilbage og kigge efter en fejl eller en alt for pessimistisk eller konservativ antagelse. Du kan endda prøve at ændre et par af de uundgåelige tal, som du virkelig ikke har nogen måde at estimere præcist på for at se, hvor trykpunkterne er, hvis intet andet.

Men hvad hvis du gør det, selv skubber dine ændringer forbi troværdighedspunktet, og din plan er stadig ikke fornuftig? Nå, i så fald har du sikkert gjort dig selv den rigtige store tjeneste for at finde ud af, at noget ikke kommer til at fungere, før du synker dine penge ind i det. Ingen ved præcis, hvor ofte dette sker, men det er sikkert at sige, at mange virksomheder aldrig forsøges, fordi planen overbevisende siger, at de ikke burde være.

Er det slemt? Nå, det kan føle sig dårligt. Men tænk, hvor meget værre du ville føle, hvis du gik videre med ventureet, og det viste sig som planens prognose. Forretningsplanlægning er et kraftfuldt værktøj til evaluering af forretningernes virksomheders gennemførlighed. Brug det.

Det ville være en skam at holde fordelene ved en velindrettet plan for dig selv. Og det burde du ikke. Du kan bruge din plan til at finde finansiering. Men en god plan kan også hjælpe med at sælge dine produkter, tjenester og hele dit firma til kundeemner og leverandører. Desuden er en plan et værdifuldt redskab til at kommunikere dine visioner, mål og mål til andre ledere og nøglemedarbejdere i din virksomhed.

Sælger med din plan
Som regel vil din forretningsplan kun forventes i de senere stadier af at blive valgt som leverandør. Lad kundens proces bestemme, hvornår eller hvis du vil præsentere din plan. Som en ekstra fordel vil arbejdet gennem de tidlige stadier af leverandørvalg give dig en chance for at omarbejde din plan, hvis det er nødvendigt for at understrege de områder, du har lært, er vigtigere for din potentielle kunde.

Informere leverandører og kunder
I stigende grad har virksomhederne store og små forsøgt at trimme antallet af leverandører og kunder, de beskæftiger sig med og udvikle dybere og stærkere forhold til dem, de holder. En væsentlig del af dette er at lære mere om eksisterende og potentielle leverandører og kunder. Så vær ikke overrasket, hvis en dag, når du forsøger at oprette et nyt leverandørforhold eller afsætte en aftale til et stort firma, spørger den person, du forhandler med, om at se din forretningsplan.

Hvorfor bekymrer leverandører sig om forretningsplaner? Leverandører vil kun sælge til folk, der kan betale, hvilket er en vigtig årsag til, at en ny leverandør sandsynligvis vil se din forretningsplan, inden han tager en stor ordre. Husk, hvis en leverandør sælger til dig på kredit - så du kan modtage varer og betale for dem senere - er denne leverandør i realiteten din kreditor. Leverandører, der sælger for andet end kontanter ved levering, har samme legitime interesse i din virksomheds strategi og soliditet som bankmand.

Sig en leverandørs analyse af kundejournaler, der viser, at det har en evne til at udvikle langsigtede rentable relationer med moderatstore virksomheder, der lægger vægt på fremragende service, pris på premiumniveau og giver kun de bedste varer. Forretningsplaner giver alle de oplysninger, et sådant selskab skal finde og klone sine bedste kunder. Så hvis en leverandør beder om at se din plan, være villig til at dele den. Det kan være starten på et langt og gensidigt fordelagtigt forhold.

Kunder er sandsynligvis bekymrede over, hvor godt dine respektive strategier passer til deres. For eksempel, siger din mission statement, at du har til hensigt at producere det bedste eksempel på dit produkt, uanset hvad prisen koster. Din kunde er i mellemtiden en højvolumen, lavprisforhandler af typen af ​​produkter, du laver. Selvom dit tilbud passer til kundens behov denne gang, er odds godt, at forholdet ikke vil fungere over det lange løb. Hvis derimod viser et kig på din forretningsplan, at dine virksomheder deler samme slags strategier og har lignende mål i type, hvis det ikke er muligt, er det et opmuntrende tegn.

Administrere med din plan

Spredningen af ​​openbook managementteori betyder, at mange flere medarbejdere ser deres virksomheds forretningsplaner end nogensinde før. Når medarbejderne får de vigtigste informationsledere til at træffe beslutninger, forstår de ledelsen bedre og træffer bedre beslutninger selv, og effektiviteten og rentabiliteten øges ofte som følge heraf.

Mange virksomheder holder årlige møder, hvor de præsenterer og diskuterer en redigeret version af deres forretningsplan til alle medarbejdere. Andre leverer nye lejemål med deres forretningsplan-type information som led i deres indoktrinering i virksomhedskulturen. Begge er effektive tilgange. Du kan også bruge opslagstavler eller firmaets nyhedsbreve til at offentliggøre mindre dele af din plan, f. Eks. Din missionserklæring eller nogle detaljer om finansielle mål og hvordan du udvikler dig.

En ulempe ved at bruge en plan til at hjælpe med at informere og styre dine medarbejdere er, at mange ikke forstår det. Nogle virksomheder yder medarbejdere en rudimentær træning i forhold til hvordan man læser en finansiel rapport, inden de udleverer virksomhedens planer. Denne træning sker ofte af administrerende direktør og kan tage lang tid. Men vær ikke bange for at dele oplysninger om din forretningsplan med medarbejdere. De kan vise sig at forstå det bedre end dig.

Overvågning af din virksomheds ydeevne
Brug af en forretningsplan til at overvåge din præstation har mange fordele. Hvis din pengestrøm kører meget kortere end forventet i øjeblikket, selv om du ikke har problemer i øjeblikket, kan disse oplysninger hjælpe dig med at få øje på katastrofe, før det opstår. Ved at sammenligne planprognoser med faktiske resultater, får du en dybere forståelse af virksomhedens trykpunkter eller komponenterne i din operation, der har størst effekt på resultaterne.

  • Spotting problemer tidligt. En teenager, der tager førerens uddannelse, bliver bedt om at kigge gennem bilens bagrude foran for at prøve at se bremselysene på køretøjet foran den ene. Idéen er, at hvis nybegynderdriveren venter, indtil bilen straks kommer forbi bremserne, kan det være for sent at stoppe. Ser frem til, forbi den nærmeste fremtid, hjælper trafikken mere smidigt og afværger utallige ulykker.

Det samme princip gælder i forretningsplanlægning. Du behøver ikke at være en troldmand for at få nogle solide tips om fremtiden ud over i morgen, især når det kommer til egen virksomhed. Du kan se på næsten enhver side i din forretningsplan og finde et vigtigt koncept eller tal, der beskriver en forventet fremtidig begivenhed, at hvis det viser sig at være divergerende fra virkeligheden, kan det antydes i fremtidige problemer.

Sig dine fortjenstmargener krymper langsomt men støt og tilsyneladende irreversibelt. Hvis du kan se, at dine faldende margener inden for få måneder vil skubbe dit break-even punkt for højt til at leve med, kan du handle nu for at løse problemet. Det kan være nødvendigt at tilføje et nyt produkt med højere marginal slippe af med en gammel eller begynde at markedsføre til en mere rentabel kundekreds. Alle disse bevægelser, og mange flere du kan tage, har en god chance for at arbejde, hvis din omhyggelige sammenligning af planfremskrivninger med faktiske resultater advarer dig om forestående fare. Vent til sidste minut, og du kan skrælle dig selv af forruden.

  • Forstå trykpunkter. Ikke alle tips, der kommer fra at sammenligne planer med resultater, har at gøre med at undgå fare. Nogle hjælper dig med at identificere gevinstmuligheder. Andre kan vise, hvordan tilsyneladende mindre tweaks kan producere outsiderede forbedringer i salg eller rentabilitet. For eksempel viste planen for en professionel serviceforretning for en person, at stigende salg generelt ikke var ledsaget af stigende omkostninger. Faste varer som kontorleje og forsikring forblev de samme, og endda semifariable omkostninger som telefonregninger steg kun lidt. Størstedelen af ​​enhver ekstra forretning gik direkte til bundlinjen og viste sig som resultatforbedring. Men en omkostning, der ikke syntes at være særlig variabel, steg kraftigt, da forretningsmængden klatrede. Det var antallet af transaktioner.

Normalt ville dette være et givet og ikke nødvendigvis et spørgsmål om alvorlig bekymring. En stor virksomhed kunne absorbere disse omkostninger, men for denne enkelte professionelle kom der tilføjede papirer til en meget høj pris - hendes egen tid. Som en del af kontrollen af ​​sin plan mod resultater bemærkede hun denne uventede stigning i transaktioner og beregnet, at hun brugte omkring en time på papirarbejde til hver transaktion, uanset hvor stor eller lille. Hun indså, at et af de vigtigste trykpunkter i hendes forretning var relateret til størrelsen af ​​en transaktion. Ved at nægte små engagementer og søge kunder, der kunne tilbyde store job, ville hun reducere mængden af ​​tid brugt på ellers uproduktivt papirarbejde og øge den tid, hun kunne bruge til at opfylde klientens krav.

I sidste ende var hun i stand til at trimme, hvad der var 100 årlige transaktioner ned til 75, mens hun øgede mængden af ​​hendes dollaromsætning. Resultatet var en gratis 25 timer at bruge arbejde på mere forretning eller bare vacationing. Hvis du kan se og lette et trykpunkt sådan, kan du virkelig holde din virksomhed i at koge over.

Der er få ting, der svarer til fornemmelsen af ​​at udfylde alle tallene på en kontantstrøm fremskrivning, rammer den beregnede knap og ruller til bunden af ​​dit regneark for at se, hvad fremtiden holder. Hvis nyheden er god, og du ser en stabil streng af positive kontanter i bunden af ​​rækken, ved du, at hvis din data er god, og dine antagelser er rimelige, har din virksomhed en god chance for at gøre det.

Opfyld numrene?

Mange virksomheder fejler på grund af begivenheder, der er umulige at forudse. Hvis du havde påbegyndt en bilforhandler specialiseret i yacht-size gas guzzlers lige før den arabiske olieembargo i 1970'erne, ville du være i samme position som en fører på 100 miles i timen i en mur - uden fejl af dig selv. Det samme kan gå til en softwareopstart, der kommer ud med et nyt program lige før Microsoft afslører en tophemmelig, langsigtet udviklingsindsats for at skabe noget, der gør det samme job for meget færre penge.

Det er sandsynligvis ikke en dårlig idé, som en del af din forretningsplanlægning, at forsøge at medtage nogle oplysninger i din forretningsplan om aktiviteter eller hensigter for de potentielle embargoer og Microsofts. Hvis intet andet, der skaber et scenario, hvor det utænkeligt forfærdelige forekommer, kan det hjælpe dig med at håndtere det, hvis det gør det. Men nogle ting er bare vilde kort og kan ikke forudsiges. For disse skal du bare stole på lodtrækningen.

Så hvilke tal skal du tilføje? Du skal bestemt sælge dine produkter og tjenester med et overskud, der giver dig mulighed for at opretholde forretningen på lang sigt. Du skal også have en finansiel struktur, herunder gæld og fordringer systemer og finansiering, der vil holde dig ude af at løbe tør for kontanter selv en gang. Hvis du har investorer, der ønsker at sælge selskabet en dag, kan du have brug for en plan med et stort antal i feltet for egenkapitalen på den forventede balance.

Når du spørger dig selv, om tallene tilføjes, skal du holde din virksomheds behov og dine forretningsforbindelser, hvis du har noget i tankerne. Selv om det ser ud som om det vil tage en luftstrejke for at holde din virksomhed fra at komme i gang, så vil du ikke gøre det, hvis tallene siger, at det langsigtede er på vej ingen steder.

Tiltrækning af gode mennesker
Det tager penge at tjene penge, men det kræver også folk at lave et firma, det vil sige, medmindre du er en en persons virksomhed. Nogle gange kan en plan være en vigtig del af din indsats for at tiltrække de bedste partnere, medarbejdere, leverandører og kunder til dig.

  • Prospektive partnere. Partnere er som alle andre investorer, og det ville være sjældent, der ville komme ombord uden nogen form for plan. Partnere ønsker at kende dit grundlæggende forretningskoncept, markedet og din strategi for at angribe den; hvem er der på dit hold hvad din økonomiske ydeevne, styrker og behov er; og hvad er der for dem. Heldigvis er disse nøjagtigt de samme spørgsmål, som en forretningsplan er designet til at løse, så du vil sandsynligvis også tilfredsstille en krævende potentiel partner ved blot at vise ham eller hende en velforberedt plan. Den ene forskel er en plan, der sandsynligvis ikke indeholder detaljerne i en partnerskabsaftale. Og du skal bruge en af ​​disse til at stave betingelser for dit partnerskab, uanset hvor godt du og din potentielle partner kender, forstår og stoler på hinanden.
  • Udsatte medarbejdere. Selvom medarbejderne måske ikke laver kontantbidrag til din virksomhed, laver de en investering af noget lige vigtig - deres egen uerstattelige tid. De slags medarbejdere, du sandsynligvis vil have, er forsigtige, grundige, gode til at vurdere problemer og risici, og uvidende om at springe ind i farlige farvande. Som det sker, er det bare de slags mennesker, der vil se en skriftlig plan for din virksomhed, før de kommer om bord.

Nu skal det ikke være nødvendigt, hvis du kører en restaurant, for at vise din fulde forretningsplan til hver tjener eller assistent opvaskemaskine, der udfylder en jobansøgning. Det er de mest ønskelige medarbejdere - de talentfulde teknikere, de velforbundne sælgere, de inspirerede kreative typer og de grizzled, set-it-all-chefer - som mest sandsynligt føler at de kan og burde kræve at se detaljer om din planlægge, før de kaster deres parti med dig.

Så selvom du ikke viser din plan til mere end nogle få potentielle medarbejdere, kan du virkelig bruge det, når du har brug for det. Sørg for at du er klar, når en lovende, men nysgerrig jobkandidat dukker op ved døren. En anden ting, som vi har påpeget, ikke alle virksomheder har planer. Så ved at have en, vil du gøre dig til en mere ønskelig arbejdsgiver.

Planlæg for muligheden for fejl

Der er ingen mening i planlægningen for fiasko, men der er et punkt i at skrive en forretningsplan, der er villig til at indrømme muligheden for fiasko. Det er kun naturligt at oprette en plan, der vil beskrive en brølende succes, men du skal være forsigtig med ikke at præsentere en alt for optimistisk opfattelse, især hvad angår salg, omkostninger og fortjenstmargener.

Det er fristende at nudle rundt med tallene, indtil du kommer op med det ønskede resultat. Og hvis du kun foretager små ændringer her og der, kan det virke okay. Hvilken forskel gør det? Sig, at du øger din forventede markedsandel med 1 procent her, reducer forventede omkostninger med 2 procent der, og sænk dit skøn over nødvendig opstartskapital med et par procentpoint.

En række tilsvarende små ændringer kan tilsammen gøre en stor forskel i bundlinjen i din plan og vende, hvad der ellers ser ud som en taber i en projiceret vinder. Men vær ikke forført. Du kan bede om investeringer fra venner og familie, du bryr dig om, samt at sætte dine egne livsbesparelser i virksomheden. Armlængdeinvestorernes følelser er måske ikke så vigtige, men hvis du vildleder dem i din plan, kan du åbne dig selv for anklage af forkert fremstilling.

Hvis man ser på ting i din plan gennem rosenfarvede briller, kan det endda dømme din virksomhed for at mislykkes, hvis det får dig til at søge utilstrækkelig startkapital, underprise dit produkt eller din service eller forvente urealistisk hurtig vækst. Temper din entusiasme. Hvis din plan angiver, at forretningsidéen ikke lyder, skal du på alle måder søge efter fejl. Men gør ikke fejlen ved at skævre din plan for at passe til en ide, der ikke lyder.

Opdater din plan
Skrive en forretningsplan er en af ​​de færdigheder, der forbedrer med praksis. Den første eller to gange du opretter en, kan du føle dig lidt usikker på dig selv og endnu mindre sikker på, at hvad du laver, har værdi.

Hvis du fortsætter med at starte flere ventures i løbet af din karriere, vil du naturligvis skrive flere forretningsplaner, og hver enkelt bliver bedre end den sidste. Det er også sandsynligt, at med bedre planlægning færdigheder vil komme forbedrede forretningsmæssige færdigheder, øge oddsene, at hvert successivt firma du starter vil gøre bedre end den før.

Men der er ingen grund til, at kun serielle iværksættere skal drage fordel af regelmæssige forretningsplanlægninger. Hvis du starter kun ét firma eller endda hvis du aldrig starter et firma overhovedet, kan du og bør hele tiden honey dine forretningsplanlægningsfærdigheder ved at opdatere og omskrive din forretningsplan.

Opdatering af en plan er normalt lettere end at starte fra bunden. I stedet for at forsøge at finde ud af, hvad dit grundlæggende forretningskoncept er, skal du kun afgøre, om det ændrer sig. I stedet for at spekulere på, hvor du finder den aktuelle markedsundersøgelse, du har brug for, skal du bare gå tilbage til den oprindelige kilde til opdaterede tal. Du kan som regel genbruge de finansielle formler, regneark, ledelsesbiografier og andet mere eller mindre evergreen indhold af din plan.

Det er imidlertid vigtigt, at en planopdatering ikke er en mekanisk opgave, begrænset til at tilslutte de seneste salgstal. Tag dig tid til at udfordre nogle af de grundlæggende antagelser af din tidligere plan for at se, om de stadig holder op. Har overskudsgraden været højere end forventet? Så start med at planlægge, hvordan du får mest ud af de ekstra penge, du genererer. Er din nye butiksenhed ikke så effektiv som andre, eller du forventede? Så er det tid til at finde ud af hvorfor. Er der opstået konkurrence for dit nye produkt hurtigere end du gættede? Tag et kig på andre produkter med henblik på at se, om de også er mere sårbare end du tror.

I store virksomheder med strenge planlægningsrutiner, der kræver årlige, halvårlige og kvartalsvise planer og planopdateringer, bruger ledere i det mindste en del af deres tid på at arbejde på eller tænke på en ny plan eller planopdatering. Al den information, der flyder op til de øverste ledere i form af planer, hjælper med at holde messing informeret. Det hjælper dem i skyttegravene også. Det er en kendsgerning, at alle dømmes af tidligere præstationer. Og den bedste måde at sikre, at et år fra nu vil du se tilbage på din ydeevne med tilfredshed og stolthed er at planlægge nu og ofte.

Her er otte grunde til at tænke på opdatering af din plan. Hvis man finder anvendelse på dig, er det tid til en opdatering.

  1. En ny finansiel periode er ved at begynde. Du kan opdatere din plan årligt, kvartalsvis eller endda månedligt, hvis din branche ændrer sig hurtigt.
  2. Du har brug for finansiering, eller yderligere finansiering. Långivere og andre finansiere har brug for en opdateret plan for at træffe finansieringsbeslutninger.
  3. Væsentlige markeder ændres. Skiftende kundesmag, konsolideringstendenser blandt kunder og ændrede lovgivningsmæssige klimaer kan udløse et behov for planopdateringer.
  4. Nye eller stærkere konkurrenter søger dine kunder for deres vækst.
  5. Din virksomhed udvikler eller er ved at udvikle et nyt produkt, teknologi, service eller færdighed. Hvis din virksomhed har ændret sig meget siden du skrev din plan, er det tid til en opdatering.
  6. Du har ændret ledelsen. Nye ledere skal få frisk information.
  7. Din virksomhed har krydset en tærskel, som f. Eks. At flytte ud af dit hjemmekontor, nå op til 1 million dollars i salg eller beskæftige 100 personer.
  8. Din gamle plan synes ikke at afspejle virkeligheden længere. Måske gjorde du et dårligt job sidste gang; måske har ting lige ændret sig hurtigere end forventet. Men hvis din plan virker irrelevant, gør det igen.

David H. Bangs har arbejdet med småfirmaere i mere end 20 år og er forfatter af 11 småbøger.